Aspects matériels pour un bon déroulement du séjour d’acteurs de paix Kosovars en France

Dans les conditions spécifiques à l’organisation d’un séjour d’acteurs de paix, il est indispensable de respecter le plus possible le rythme des participants, d’éviter de les stresser avec des contraintes inhabituelles liées à ce type de transport dans un milieu inconnu où les personnes parlent une langue étrangère. D’où l’intérêt d’effectuer un certain nombre de préparations et d’anticipations.

I. Un mois avant la date du séjour:

• Envoyer aux visiteurs un document, dans leur langue, précisant les « informations pratiques » de leur séjour (voyage, point de rendez-vous, numéros de téléphone des accueillants, contacts et adresses en France, détails pratiques sur le programme, les transports, les frais et les coûts à prévoir, etc.)

II. Préparation détaillée de la mission

• Contacter et rencontrer toutes les personnes devant participer aux rencontres.

• Confirmer auprès des participants les objectifs des réunions, pour les visiteurs tout d’abord, mais aussi pour ceux qui reçoivent. Si nécessaire, rédiger les questions et les thèmes d’échanges.

• Préciser les horaires et les durées des rendez-vous à ne pas dépasser.

• Repérer et effectuer les différents trajets, noter les temps de déplacements, les compléter en tenant compte des périodes de pointes et des inerties liées à tout déplacement en groupe.

• Rassembler toutes les adresses et numéros de téléphones des personnes rencontrées pour pouvoir parer à tout imprévu, les rassembler dans une fiche à distribuer aux personnes accompagnantes pour leur permettre, en cas de besoin, de joindre le reste du groupe.

• Prévoir, éventuellement tester, les lieux de repas pour contrôler l’adaptation de la salle (place, bruit …), et prévoir horaires et prix.

• Prévoir des lieux de réunion pour pouvoir procéder régulièrement à des « régulations de groupe », qui permettent l’expression des difficultés rencontrées par les participants et accompagnateurs, celles des souhaits et des compléments d’informations sur le programme.

III. Confirmation

• Confirmer les rendez-vous, de préférence la veille, et si nécessaire, préciser les thèmes des échanges en fonction de l’évolution de la demande des visiteurs.

IV. Le jour même

• Pour les transports en commun, prévoir une éventuelle séparation du groupe, avec des accompagnants en tête et en queue des sous-groupes afin de guider les visiteurs vers le lieu de rendez-vous.

• Lors des rencontres, veiller à ce que les thèmes soient abordés comme prévu, si nécessaire, limiter les digressions, veiller aux horaires.

• Prévoir : les prises de notes ou les enregistrements pour les comptes-rendus, les photos et les échanges de coordonnées.

V. Imprévus

• Etre prêt à anticiper les modifications liées aux imprévus : impossibilités de derniers moments, retards, fatigue, souhaits particuliers, etc.

• Pour ce point, comme pour les précédents l’usage de téléphones mobiles est d’un grand secours.

VI. Divers

• La réalisation des comptes-rendus et des bilans, ainsi que leurs dates de rédaction est à prévoir avant le déroulement du séjour.

• Un responsable doit assurer la gestion des finances du voyage : budget prévisionnel, règlements (chéquier disponible), suivi des dépenses, recueil des justificatifs, bilan.

Commentaire

Même si il peut sembler facile d’organiser une rencontre avec un nombre réduit de participants, il est essentiel de mettre en place una logistique très stricte qui permet aux organisateurs de réagir apidement face aux imprévus.