Des outils d’organisation pour un bon déroulement du séjour d’acteurs de paix Kosovars en France

Un tel voyage d’études n’est pas axé sur une médiation entre ces acteurs de paix mais, compte-tenu du contexte du Kosovo au moment de son déroulement, nous nous trouvons, de fait, dans une situation de médiation : les différents participants n’ont pas la même position, et donc pas le même regard, par rapport à la situation politique du territoire où ils vivent. Des tensions peuvent donc apparaitre.

Aussi est-il prudent de prévoir un cadre de déroulement sécurisant pour l’ensemble des participants.

Dans ce but, une préparation rigoureuse, et aussi précise que possible, de l’équipe organisatrice (accompagnants et personnes-relais) facilitera un déroulement dans les meilleures conditions pour tous, partenaires et accompagnateurs. C’est aussi ce qui permettra une relative souplesse pendant la réalisation.

Ce peut être aussi l’occasion d’une formation sur le tas à la gestion non violente des conflits et à la médiation.

Voici quelques exemples d’outils opérationnels dans ce type de projets.

Une préparation psychologique des différents membres constituant l’équipe pour réfléchir ensemble, et en amont, sur les objectifs de ce projet, et pour identifier les moyens mis en place pour les réaliser. Cette distinction facilitera la prise de conscience des priorités à respecter collectivement dans les cas de tensions, face à des situations de tension.

Cette préparation consistera aussi à réfléchir sur le sens et le choix des mots utilisés, certains pouvant susciter de l’incompréhension ou des polémiques – et donc susciter peut-être des tensions.

Le choix de la langue de travail pour faciliter la communication entre les participants et avec les interlocuteurs français : les participants peuvent parler des langues différentes (serbe et albanais en ce qui concerne les Kosovars), et ne pas avoir de langue usuelle commune entre et avec les organisateurs. Il s’agira donc de réfléchir aux incidences de choisir de parler telle ou telle langue : prévoir ou non des interprètes, et dans quelles langues, organisation de la parole, etc., et d’avoir conscience que les mêmes mots n’ont pas systématiquement le même sens dans toutes les langues.

Une préparation logistique pour définir les fonctions à remplir et identifier qui les assumera pendant le séjour - par exemple :

• L’organisation des transports : parcours, durée, heures de départ à respecter, etc. ;

• Le respect des horaires : pour les rendez-vous, les rencontres, et divers autre temps de travail ;

• L’organisation des repas : lieu et horaire des repas, réservation, contenu – en respectant les habitudes ou les contraintes alimentaires, … ;

• Les finances : pour savoir rapidement quelles sommes sont disponibles, comment effectuer les dépenses non prévues, les remboursements, … ;

• La facilitation des divers temps de travail et rencontres : rappeler les règles de communication, distribuer la parole, … - cf. Fiche 5, Des règles de fonctionnement ;

• L’animation de ces temps de travail : pour apporter du contenu, tel que la présentation de l’origine et des objectifs de la rencontre,… ;

• La réponse à un imprévu : accompagnement spécifique, un malade, un oubli, …

Et quelques autres fonctions s’avèrent utiles pour prévoir l’après-séjour :

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  • La prise de notes pendant les échanges et tout au long des journées ;

  • Des enregistrements audio et vidéo ;

  • Des prises de photos.

Cette répartition des tâches sera à réfléchir en lien avec le nombre d’accompagnants prévus et disponibles.

A noter également que la responsabilité individualisée des fonctions à remplir facilite la prise de décisions dans l’urgence : les autres accompagnants respecteront et s’appuieront sur la décision prise par celui qui assure la fonction, quitte à en reparler ensemble ultérieurement au cours des débriefings.

La préparation d’une pochette d’accueil à remettre aux participants dès leur arrivée, qui contient:

• Les coordonnées des lieux de séjour ;

• La présentation du projet – historique, objectifs, partenariats,… ;

• Le programme prévu ;

• Diverses informations pratiques – plans, présentation des associations partenaires, du budget, quelques mots de vocabulaire en français ;

Une préparation de l’agenda journalier du séjour pour prévoir des temps de détente et de régulation de groupe.

En début de séjour, il paraît important de prévoir un temps de présentation globale pour préciser ensemble quels sont les objectifs et les attentes respectives de chacun, les limites de participation, et le fonctionnement prévu, des règles de fonctionnement. Ainsi on pourra envisager de modifier le programme prévu pour l’adapter au plus près des attentes des participants. Mais il sera aussi question de définir ce qui ne peut pas être modifié, notamment les rencontres avec les financeurs du projet et les temps de débriefing.

La vie de groupe demande à chacun une adaptation au fonctionnement des autres. Répétés sur plusieurs jours, ces efforts d’adaptation peuvent devenir difficiles et donc pesants pour le groupe. Aussi est-il nécessaire de prévoir des temps de régulations quotidiennes – voire à ce sujet les fiches météo et débriefing.

En fin de séjour, un temps d’évaluation, individuelle et collective, clôturera utilement ce temps partagé. Et les observations enregistrées s’avéreront utiles pour la rédaction du Bilan et pour préparer la prochaine rencontre.

Commentary

L’organisation stricte du voyage d’études et d’échanges de pratiques pour des acteurs de paix comporte une logiste et une organisation stricte qui doit être suivie afin d’éviter des problèmes, mais aussi afin de gérer les éventuelles tensions et soucis qui auront lieu pendant les échanges.